Kto może prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów?

Uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów mogą prowadzić organizacje pozarządowe, w tym fundacje i stowarzyszenia, oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego, które:

  1. działają w sferze zadań publicznych,
  2. nie prowadzą działalności  gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców,
  3. nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego,
  4. osiągają przychody wyłącznie z:
    • działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej,
    • działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
    • tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,
    • tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach,
  5. w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt 4, w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł.

Co to jest uproszczona ewidencja przychodów i kosztów?

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów jest jedną z dwóch - obok ksiąg rachunkowych (tzw. pełnej księgowości) - form prowadzenia ewidencji księgowej przez organizacje pozarządowe działające w Polsce. Składa się z:

  1. zestawienia przychodów i kosztów,
  2. zestawienia przepływów finansowych,
  3. kart przychodów pracowników,
  4. wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z prowadzoną działalnością.

 

Zestawienie przychodów i kosztów

W zestawieniu przychodów i kosztów wykazywane są przychody i koszty związane z działalnością organizacji. 

Przychody zostały podzielone na 3 grupy:

  1. z działalności nieodpłatnej z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej,
  2. z działalności odpłatnej z tytułu sprzedaży towarów i usług,
  3. pozostałe, do których zaliczamy:
    • przychody tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,
    • przychody tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach.

Koszty związane z działalnością organizacji zostały podzielone na:

  1. koszty uzyskania przychodów,
  2. koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

 

Zestawienie przepływów finansowych

Zestawienie przepływów finansowych służy do rozliczania dochodów zwolnionych od podatku na podstawie ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. W zestawieniu tym wykazywane są:

  1. przychody, koszty uzyskania przychodów oraz dochód,
  2. dochód korzystający ze zwolnienia na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz
  3. wydatki na cele określone w art. 17 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Na podstawie tego zestawienia na koniec każdego roku podatkowego sporządza się zeznanie CIT-8 oraz CIT-8/O.

 

Karty przychodów pracownika

Karty przychodów pracowników prowadzi się indywidualnie dla każdego pracownika, czyli osoby zatrudnionej na podstawie umowy o prac, któremu organizacja wypłaca wynagrodzenie. Na podstawie tych kart na koniec każdego roku podatkowego sporządzane są informacje PIT-11 oraz deklaracja PIT-4R.

 

Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z prowadzoną działalnością zawiera środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne należące do organizacji, które są wykorzystywane przy prowadzeniu działalności statutowej. W sytuacji gdy organizacja utraci prawo do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów informacje zawarte w tym wykazie będą niezbędne do kontynuowania zapisów w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej na podstawie ustawy o rachunkowości.

 

Jak rozpocząć prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów?

Żeby organizacja mogła rozpocząć prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, niezbędna jest decyzja organu zatwierdzającego w rozumieniu przepisów o rachunkowości.

Według ustawy o rachunkowości organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W stowarzyszeniach jest nim zazwyczaj walne zebranie członków. W fundacjach może być fundator, rada fundacji lub komisja rewizyjna.

Jeśli organ zatwierdzający nie podejmie decyzji o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, organizacja będzie musiała prowadzić księgi rachunkowe (pełną księgowość).

 

Zawiadomienia naczelnika urządu skarbowego o rozpoczęciu prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

Po podjęciu przez organ zatwierdzający uchwały o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów należy zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.

Termin zawiadomienia:

  • 30 dni od rozpoczęcia działalności - w przypadku nowo utworzonych organizacji,
  • do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego, w którym organizacja rozpoczyna prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (zazwyczaj jest to 31 stycznia).

Jeśli zawiadomienie nie zostanie złożone w wymaganym terminie, organizacja nie będzie mogła prowadzić uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Kolejna możliwość pojawi się w następnym roku podatkowym. Do tego czasu należy prowadzić księgi rachunkowe.

 

Wybór sposobu prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

Osoby prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów w organizacjach pozarządowych oraz w stowarzyszeniach jednostek samorządu terytorialnego muszą zdecydować, w jaki sposób będą to robić. Możliwości jest kilka:

  1. w wersji papierowej,
  2. w arkuszu kalkulacyjnym, np. przy użyciu Excela lub bezpłatnego LibreOffice,
  3. przy użyciu dedykowanej aplikacji, np. uepik24.

Wybór odpowiedniej formy zależy od wielu czynników, m.in. rozmiaru organizacji, liczby działań w ciągu roku, prowadzonej działalności (nieodpłatna, odpłatna), potrzeb informacyjnych. Dla najmniejszych organizacji, np. stowarzyszeń zwykłych, finansujących swoją działalność ze składek członkowskich, które mają niewiele dokumentów księgowych w ciągu roku, najlepszym rozwiązaniem może okazać się arkusz kalkulacyjny. Dla organizacji, które realizują projekty finansowane z dotacji lub prowadzą działalność odpłatną, odpowiednia będzie dedykowana aplikacja, taka jak uepik24, która ułatwia rozliczanie projektów i daje większą kontrolę nad finansami organizacji.

 

Zapoznaj się z możliwościami uepik24. Sprawdź, w jaki sposób może ułatwić prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów oraz pomóc w zarządzaniu finansami Twojej organizacji